Yo me reúno, tú te reúnes… todos nos reunimos

Reunirse es una de las acciones más recurrentes de la cotidianidad. Periódicamente surgen temas o se producen cambios que alteran el normal devenir de otros, o sencillamente aparecen excusas que nos “obligan” a juntarnos, sobre todo en el ámbito profesional, para debatir entre entendidos en una determinada materia lo que sabemos acerca de ella y de su futuro.

Basta tirar del más simple de los argumentos para que se encadenen otros que convierten al turismo de congresos en una de las tendencias vitales de nuestro sector. Uno de los elementos que contribuye a apuntalarla es el hecho de que las personas que viajan por este concepto en muchos casos lo hacen gracias a la contribución de otros (instituciones científicas o académicas, empresas afines o patrocinadores, por mencionar algunos ejemplos).

Otra ventaja es que esta modalidad es menos sensible a las fluctuaciones de las temporadas turísticas y, por el contrario, contribuye en muchos casos a mejorar en entornos muy locales los índices de ocupación en épocas de relativo o real decrecimiento de esos indicadores.

Pero organizar un evento y alcanzar la convocatoria que justifique su existencia no es precisamente asunto de “coser y cantar”. Se requiere de una planificación exhaustiva que, por prever, tenga en cuenta hasta los posibles imprevistos. He aquí algunos tips.

Una de las primeras claves es la constitución del comité organizador, suerte de “estado mayor” integrado por expertos en el asunto en cuestión, así como por representantes de entidades afines que puedan aportar a los contenidos de la reunión.

Corresponde a estas personas perfilar la convocatoria, que indicará las características puntuales del encuentro, los requisitos que deben cumplir los participantes, los plazos para la presentación de inscripciones o ponencias y otros detalles de naturaleza práctica. Por eso es muy importante defender su carácter “operativo”. Como en muchos otros ámbitos de la vida, en este caso “menos (si de personas con autoridad se trata) es más”.

Un aspecto vital es determinar con claridad cuál es el público que se beneficiará con la realización del evento. Más que llenar plenarios, los participantes, según el grado de compromiso que tengan con el tema propuesto, pueden convertirse en propiciadores de importantes puntos de inflexión en las sesiones abiertas a la discusión o sugerir asuntos que de algún modo garanticen la continuidad de la iniciativa original en futuras ediciones.

Las finanzas son siempre un área muy sensible para los organizadores. Dos de las vías para hallar recursos son los patrocinios y las donaciones. Algunas entidades se suman a estas iniciativas con fines puramente publicitarios. Otras están especialmente atentas al impacto potencial de las mismas en el ámbito profesional con el cual están relacionadas, sin que ello este reñido con el interés por los efectos favorables para su imagen.

Las donaciones, por otra parte, tienen un matiz más filantrópico, pero operan también en muchos casos a partir del estímulo que significa para los que hacen el aporte la posibilidad de mejorar su representación social en entornos muy específicos.

Los que se sumen de este modo a la organización del evento precisan de una buena cantidad de datos. Los responsables deben ser conscientes del impacto posible del evento, y un elemento que podría determinar que este sea mayor es la selección rigurosa y crítica de los participantes más activos (aquellos que transmitirán los contenidos principales), con base en el prestigio profesional, la novedad de sus propuestas, o la perspectiva de que estas dialoguen de manera enriquecedora con otras visiones del mismo asunto.

Asimismo, conviene mantener los pies en la tierra. Proyectar un evento en base a expectativas sobredimensionadas puede conducir al fracaso. Aunque es bueno soñar en grande, también es vital proyectar lo soñado basados en nuestro contexto, sin perder las referencias del momento, el nivel de respuesta tanto de los expertos como del público, el atractivo real del tema. Por otra parte, no hay que contar con la masividad como un elemento que obligatoriamente prestigia al congreso o determina su éxito.

He dejado para el final uno de los aspectos más significativos de la organización de un congreso: la elección de la sede. Obviamente, este proceso depende de factores diversos: la temporada y la duración del encuentro, la temática, el presupuesto previsto, los intereses de los colaboradores y la cercanía (física o motivacional) al contexto profesional con el cual debe interactuar.

A pesar de que existen vías indirectas para obtener la información necesaria sobre la posible sede (especialmente de su infraestructura), es preciso que las ventajas que ofrece, así como los compromisos que sus autoridades están dispuestos a asumir, se constaten in situ. Recuerde que su reunión puede ser un vehículo muy eficaz para promocionar un particular destino turístico, con lo cual, el lugar elegido repercute en la imagen presente y futura del evento.